Gebruik
Samenwerken en Informatie

De Brede School is samenwerken. En samenwerken is communicatie. Op basis van deze twee waarheden is een instrument ontwikkeld dat de samenwerking en de communicatie ondersteunt.

De Brede School is altijd een samenwerkingsverband van scholen en instellingen van zorg en welzijn. Deze samenwerking vindt plaats op verschillende niveaus: bestuurlijk en op uitvoerend niveau. Zowel tussen uitvoerders onderling als binnen de verschillende instellingen worden afspraken gemaakt, documenten uitgewisseld, planningen gemaakt om de samenwerking inhoud te geven. Een samenwerkingsverband levert nu eenmaal grotere complexiteit op dan de vaak al complexe interne wereld van scholen en instellingen. Daarom is het nodig om helder te houden wie wat wanneer doet en waarom en met welke achtergrond. De moderne media maken het mogelijk om deze vragen steeds actueel te beantwoorden. Dat kan op papier door iedereen overal alle informatie te geven. Vaak zal dat gebeuren in de vorm van een nieuwsbrief of de verspreiding van veel notulen en afsprakenlijstjes.

Maar het kan ook anders: door de informatie beschikbaar te maken op het internet. Alle scholen zijn inmiddels aangesloten op het internet via Kennisnet en in de meeste organisaties zijn de aansluitingen op het internet ook geregeld. De voorwaarden om op deze manier met elkaar te communiceren en kennis te nemen van stukken zijn dus aanwezig.

Binnen de organisatie van het samenwerkingsverband moeten uiteraard wel afspraken gemaakt worden over de manier waarop betrokkenen meewerken aan het bijhouden van de informatie. Zonder dit soort afspraken (zie Tips) kan geen enkel systeem functioneren.

Het plein biedt een systeem om de communicatie tussen de partners in een samenwerkingsverband rond een Brede School te ondersteunen. Communicatie gaat niet vanzelf. Communicatie vraagt aandacht en consequent handelen. Een systeem kan dat ondersteunen, maar is uiteraard afhankelijk van de manier waarop het gebruikt wordt. Mensen moeten het systeem bijhouden en levend maken door het aan de eigen situatie aan te passen.

Datgene wat geboden wordt, is een eerste begin om de communicatie via internet te regelen. Dat kan heel eenvoudig met gebruikmaking van het algemeen bekende pakket MS Word. Het kan natuurlijk ook veel ingewikkelder, maar de werkelijkheid is dan dat er meer deskundigheid aanwezig moet zijn voor het werken met internet en het eventueel te gebruiken programma. Als u dat in huis heeft, prima! Maar als het niet zo is, dan helpt dit systeem.

De essentie is dat stukken, die u toch maakt en bewaart, nog eens een keer zo opslaat dat u ze ook op het internet kunt plaatsen en daarmee door anderen kunt laten bekijken.

En dat u een structuur aangereikt krijgt om stukken, mededelingen, adressen enz. overzichtelijk op te bergen en voor anderen zichtbaar te maken.

De techniek
Het Bredeschoolplein is een eenvoudig systeem, dat door iedereen die met MS Word omgaat, gebruikt kan worden. Het kan, als een van de samenwerkingspartners over een eigen site beschikt, gemakkelijk binnen de eigen site “gehangen” worden.

Gebruik/ Enkele Aanduidingen

De rubrieken die op het Bredeschoolplein ingevuld kunnen worden, zijn ontleend aan de praktijk.

Natuurlijk ontkomt het samenwerkingsverband niet aan Vergaderingen. In veel gevallen zal er sprake zijn van een stuurgroep of een overleg van besturen. Daarin zal het beleid aan de orde komen en veelal de financiële gang van zaken. Er zal een projectoverleg zijn waarin uitvoerders met elkaar de voortgang bespreken, nieuwe plannen maken en nadere afspraken maken. In eerste instantie kunnen alle documenten die betrekking hebben op vergaderingen in de rubriek Vergaderingen geplaatst worden. Als er veel zijn, kan het nodig zijn om een onderverdeling te maken.

Belangrijke documenten zoals een Startplan, of een werkplan of een convenant tussen de deelnemende partners behoren bij alle betrokkenen beschikbaar te zijn. Dat kan in de rubriek Documenten. Geef daarbij wel altijd de status aan: concept, in overleg, vastgesteld, enz. zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

Adressen is een handige rubriek voor een complex samenwerkingsverband: niets verandert tegenwoordig zo snel als een adressenbestand. Met deze rubriek is het ook mogelijk om snel een bericht rond te sturen. Het bijhouden van het actuele adressenbestand wordt door de publicatie op het plein ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid: iedereen kan en moet zorgen voor veranderingen in de adressen.

De Agenda is het centrale instrument van het plein: alle activiteiten kunnen hier een plaats krijgen. Dat geldt niet alleen voor formele vergaderingen, maar ook voor activiteiten met kinderen en ouders. Dat geeft de gelegenheid om een goede afstemming van activiteiten tussen de verschillende partners te maken. Een activiteit van kinderen waar ouders welkom zijn, moet natuurlijk niet samenvallen met een activiteit in een buurthuis waar een beroep op dezelfde ouders wordt gedaan. Het bijhouden van de agenda en het daardoor afstemmen van activiteiten, is een activiteit die veel te maken heeft met het planmatig werken in het samenwerkingsverband. Gezamenlijke besprekingen van activiteiten mede aan de hand van de agenda helpt bij dat planmatig werken.

Afspraken bevat documenten, waarin algemene afspraken over de samenwerking vastgelegd zijn. Daarin komen bijvoorbeeld afspraken over het bijhouden van de inhoud van het Bredeschoolplein. Maar ook de algemene afspraken die gemaakt zijn over de manier waarop de samenwerkingspartners met kinderen om willen gaan kunnen hier een plaats krijgen. In het algemeen zijn het documenten die aangeven hoe de partners hun Brede School wat betreft inhoud en procedures vorm willen geven.

De rubriek Berichten wordt gevuld met mededelingen van verschillende aard: omroepberichten met algemene mededelingen (bijvoorbeeld aan ouders), nieuwsbrieven (die meestal ook op papier worden verspreid) en algemene verslagen, die voor iedereen van belang zijn (evaluaties, jaarverslagen en dergelijke).

Gebruik/Voorbeeldpagina

Hier is een voorbeeldpagina van een Bredeschoolplein. De vaste vormgeving is aan de bovenkant en zijkant te zien. De onderdelen die ingevuld kunnen worden staan in het witte deel van de pagina. Naast de voorpagina zijn er 6 onderdelen waar de informatie van het project ingedeeld kan worden.